1. Schritt: Kri­tis­che KI-Prozesse erkennen

Unternehmen soll­ten zuerst prüfen, bei welchen Abläufen ein KI-Aus­fall den Betrieb ern­sthaft beein­trächti­gen würde. KI kommt heute beispiel­sweise in Pro­duk­tion, Einkauf, Logis­tik, Kun­denser­vice, Ver­trieb oder Buch­hal­tung zum Einsatz.

Die entschei­dende Frage lautet: Was passiert, wenn diese KI mor­gen nicht mehr ver­füg­bar ist?

2. Schritt: Dat­en im eige­nen Haus behalten

Prompts, Wis­sens­daten­banken, Doku­mente oder Gesprächsver­läufe soll­ten nicht auss­chließlich beim KI-Anbi­eter liegen.

Wichtige Infor­ma­tio­nen gehören in Sys­teme, auf die das Unternehmen selb­st jed­erzeit zugreifen kann – etwa Share­Point, eine eigene Daten­bank oder den eige­nen Cloud-Bereich.

3. Schritt: Prozess­wis­sen dokumentieren

Für jeden wichti­gen KI-Prozess sollte fest­ge­hal­ten wer­den: Welche Infor­ma­tio­nen gehen hinein? Was soll her­auskom­men? Welche Regeln gel­ten? Wer kon­trol­liert das Ergebnis?

Son­st steckt entschei­den­des Wis­sen möglicher­weise nur beim Anbi­eter oder im Prompt eines einzel­nen Mitarbeiters.

4. Schritt: KI-Alter­na­tiv­en kennen

Unternehmen soll­ten wis­sen, welche andere KI im Not­fall ein­sprin­gen kön­nte. Beispiel: Nutzt ein Unternehmen Ope­nAI für die Ange­bot­ser­stel­lung, sollte vorher geprüft wer­den, ob die gle­iche Auf­gabe auch mit Anthrop­ic, Mis­tral oder einem anderen Sys­tem funk­tion­iert. Das Ziel: Im Ern­st­fall nicht erst anfan­gen zu suchen, son­dern eine Alter­na­tive bere­its ken­nen und getestet haben.

5. Schritt: Einen manuellen Plan B festlegen

Nicht jed­er Prozess braucht sofort eine alter­na­tive KI. Wichtig ist aber, dass die Arbeit im Ern­st­fall auch ohne KI weit­erge­hen kann.

Fällt beispiel­sweise eine KI für die Ange­bot­ser­stel­lung oder die Bear­beitung von Kun­de­nan­fra­gen aus, muss klar sein, welche Mitar­beit­er manuell übernehmen und wie sie vorgehen.

6. Schritt: Brand­schutzübung – den Ern­st­fall testen

Ein Not­fallplan hil­ft wenig, wenn nie­mand weiß, ob er funk­tion­iert. Unternehmen soll­ten deshalb regelmäßig durch­spie­len: Unsere wichtig­ste KI ist mor­gen nicht mehr ver­füg­bar – kön­nen wir trotz­dem weiterarbeiten?

Wie das prak­tisch aussieht, zeigt das Beispiel eines mit­tel­ständis­chen Zulief­er­ers mit 200 Mitar­beit­ern, der KI für die Ange­bot­ser­stel­lung nutzt: Ange­botsvor­la­gen und Preis­logik liegen im eige­nen ERP-Sys­tem, der Prompt ist im Unternehmens-Wiki doku­men­tiert, das KI-Mod­ell kann aus­ge­tauscht wer­den und die Ver­trieb­smi­tar­beit­er kön­nen Ange­bote im Not­fall weit­er­hin selb­st erstellen.

Der KI-Notaus­gang lässt sich damit auf eine ein­fache Formel brin­gen: Risiken erken­nen, Dat­en selb­st kon­trol­lieren, Prozess­wis­sen doku­men­tieren, KI aus­tauschbar hal­ten, einen manuellen Plan B fes­tle­gen und den Ern­st­fall testen.

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