Worum geht es bei diesem Thema?

Rech­nun­gen kön­nen wie andere Geschäfts­doku­mente elek­tro­n­isch so über­tra­gen wer­den, so dass der Rech­nungsempfänger diese Rech­nung automa­tisiert ver­ar­beit­en und der Rech­nungs­versender diese automa­tisiert auf­be­wahren kann.

Oft wer­den Rech­nun­gen noch als PDF versendet, wodurch eine automa­tisierte Ver­ar­beitung nur eingeschränkt möglich ist. Deshalb ist ein Wech­sel auf ein vol­lum­fänglich­es E‑Invoicing sin­nvoll. Dies braucht aber eine gute Vor­bere­itung, denn Rech­nun­gen unter­liegen beson­deren Vor­gaben des Geset­zge­bers. Diese Vor­gaben kön­nen län­der­spez­i­fisch unter­schiedlich gestal­tet sein.

In Deutsch­land beträgt die Auf­be­wahrungspflicht bei Rech­nun­gen min­destens 10 Jahre. Somit muss auch dig­i­tal eine zuver­läs­sige Archivierung gewährleis­tet wer­den. Andere aus­ge­tauschte Nachricht­en zwis­chen Unternehmen wie bspw. Bestel­lun­gen zählen hinge­gen als Geschäfts­doku­mente und müssen nur sechs Jahre auf­be­wahrt werden.

Zusät­zlich zur Auf­be­wahrung muss sichergestellt wer­den, dass die verpflich­t­en­den Inhalte, die im Umsatzs­teuerge­setz — § 14 UstG — fest­gelegt sind, einge­hal­ten wer­den. So ist z.B. in der Rech­nung der Bezug zur Bestel­lung und zu Liefer­schein­num­mer sowie ‑datum erforder­lich. Daneben muss eine Rech­nung selb­stver­ständlich die Mehrw­ert­s­teuer und eben­so den Rech­nungsempfänger enthalten.

Für wen ist das sinnvoll?

Im Jahr 2017 wurde bei ein­er Umfrage her­aus­ge­fun­den, warum keine elek­tro­n­is­chen Rech­nun­gen benutzt wer­den. 85,7 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Kun­den keine elek­tro­n­is­chen Rech­nun­gen akzeptieren.

Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/769886/umfrage/form-der-rechnungsstellung-in-deutschen-b2b-unternehmen/

Der Anteil elek­tro­n­is­ch­er Rech­nun­gen steigt jedoch kon­tinuier­lich. Laut ein­er Umfrage auf Statista.com wur­den 2017 nur ca. 17% aller Rech­nun­gen auss­chließlich elek­tro­n­isch ver­ar­beit­et. Bere­its drei Jahre später wur­den mehr als 50% der Rech­nun­gen papier­los und elek­tro­n­isch ver­schickt bzw. empfangen.

Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/769886/umfrage/form-der-rechnungsstellung-in-deutschen-b2b-unternehmen/

Dieser Trend wird sich auch in den kom­menden Jahren fort­set­zen und den Anteil von Papier­rech­nun­gen auf ein Min­i­mum reduzieren. Treiber für die Umstel­lung auf E‑Invoicing ist der Geset­zge­ber, der in immer mehr Bere­ichen die Unternehmen zu elek­tro­n­is­chen Rech­nun­gen verpflichtet. So müssen bere­its seit 2020 Rech­nun­gen von Unternehmen an den Bund und an einzelne Bun­deslän­der elek­tro­n­isch versendet werden.

Daher ist allen Unternehmen zu empfehlen, sich als­bald mit diesem The­ma inten­siv zu beschäfti­gen und eine passende dig­i­tale Lösung für das The­ma E‑Invoicing zu find­en – bevor die elek­tro­n­is­che Rech­nung im B2B-Bere­ich für alle Unternehmen zur Pflicht wird. Des Weit­eren spricht für die Ein­führung und Umstel­lung auf E‑Invoicing die in den let­zten Jahren gesunke­nen Ein­führungskosten. Aber auch die automa­tisierte Rech­nungsab­wick­lung von Her­stellern mit Zen­tral­reg­ulier­ern kann einen Grund darstellen, mit E‑Invoicing zu beginnen.

Die offen­sichtlichen Poten­tiale des elek­tro­n­is­chen Rech­nungsaus­tauschs wur­den mit­tler­weile bere­its von vie­len Unternehmen erkan­nt. Für Unternehmen, die erst jet­zt in eine Umset­zung ein­steigen, ist es aber noch möglich, den Vor­sprung der Mit­be­wer­ber aufzu­holen, welche bere­its von den Vorteilen des E‑Invoicings profitieren.

Welchen Nutzen bringt das?

Wie bei anderen elek­tro­n­isch aus­ge­tauscht­en Nachricht­e­narten, liegt durch die Dig­i­tal­isierung auch hier ein Poten­tial für mas­sive Prozesskosteneinsparun­gen vor. Durch den Weg­fall der manuellen Ein­gangsrech­nungsver­ar­beitung wer­den darüber hin­aus Fehler ver­mieden und die Ver­ar­beitungsqual­ität erhöht. Die manuelle Ver­ar­beitung wird also durch die vol­lau­toma­tisierte Buchung erset­zt. Zusät­zlich wird die Rech­nungsab­wick­lung ins­ge­samt beschle­u­nigt. Der Empfänger erhält die Rech­nun­gen schneller und hat die Möglichkeit, diese zügiger zu bezahlen.

Mith­il­fe eines Zahlungsavis­es (REMADV) kann der Schuld­ner dem Rech­nungssteller mit­teilen, zu welchem Zeit­punkt die Rech­nung beglichen sein wird. Somit wird der Geld­fluss trans­par­enter und plan­bar­er. Der Zeitraum zwis­chen Aus­gang der Rech­nung und Emp­fang der Zahlung kann verkürzt wer­den, wodurch die Liq­uid­ität des Rech­nungsstellers erhöht wer­den kann. Des Weit­eren müssen Rech­nun­gen durch den neuen Prozess nicht mehr aus­ge­druckt und ver­schickt wer­den, wodurch Druck- und Ver­sand­kosten entfallen.

Beim Empfänger ent­fällt dadurch die physis­che Auf­be­wahrung der Rech­nun­gen, die je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der Aufträge entsprechend hohe Anforderun­gen an einen sep­a­rat­en Lagerort stellen kann. Weit­er kann die Abwick­lung von Rech­nun­gen über EDI die Erfül­lung von steuerge­set­zlichen Vor­gaben gewährleis­ten, da hier­bei elek­tro­n­isch geprüft wird, ob alle Pflicht­dat­en in der Rech­nung vorhan­den sind, die vom Umsatzs­teuerge­setz — § 14 UstG – vorgegeben werden.

Die Erfül­lung geset­zlich­er Anforderun­gen bet­rifft zudem auch die revi­sion­ssichere Archivierung, die vorgibt, dass Rech­nun­gen in dem For­mat auf­be­wahrt wer­den müssen, in dem sie einge­gan­gen sind und inner­halb der Auf­be­wahrungs­frist unverän­der­bar bleiben. Auch in punc­to Sicher­heit kön­nen elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen – ins­beson­dere dig­i­tal sig­nierte Rech­nun­gen –überzeu­gen, da ver­schlüs­selte Über­tra­gungsver­fahren für den sicheren Aus­tausch ver­wen­det wer­den und die vom Geset­zge­ber geforderte Integrität und Authen­tiz­ität schon durch die qual­i­fizierte elek­tro­n­is­che Sig­natur gewährleis­tet ist. Rech­nun­gen kön­nen unter Ein­hal­tung der geset­zlichen Vor­gaben jedoch auch ohne Sig­natur versendet werden.

Wie geht man vor?

Vor der Ein­führung soll­ten Sie mit den Fach­abteilun­gen deren Anforderun­gen besprechen und ggf. beste­hende Vor­be­halte abbauen. Dadurch entste­ht vor Pro­jek­t­be­ginn Akzep­tanz bei den Mitar­beit­ern für die erfol­gre­iche Umstel­lung und Ein­führung von elek­tro­n­is­chen Rech­nun­gen mit­tels EDI. Es ist zudem wichtig, sich bei den kün­fti­gen Rech­nungsempfängern bzw. ‑versendern zu erkundi­gen, ob diese bere­its dig­i­tale Rech­nun­gen ver­ar­beit­en kön­nen. Daraus ergibt sich eine klare ROI-Berech­nung bzw. kalku­la­torische Über­sicht, welchen finanziellen Mehrw­ert die Ein­führung der elek­tro­n­is­chen Rech­nun­gen auf Dauer bietet, und ein grober Einführungsplan.

Wie aufwändig ist die Einführung?

Vor der Ein­führung ist die Sich­er­stel­lung essen­ziell, dass die Rech­nungsausstel­lung und ‑ver­ar­beitung nach geset­zlichen Vor­gaben abläuft. Ihren Mitar­beit­ern wer­den so Vor­be­halte genom­men und gle­ichzeit­ig klare Regeln für die Prozes­sum­set­zung vorgegeben. Die Vor­gaben zu Authen­tiz­ität, Sicher­heit, Integrität und die im Anschluss recht­skon­forme Archivierung müssen einge­hal­ten wer­den, damit es keine Bean­stan­dun­gen seit­ens des Geset­zge­bers gibt.

Hier­für gibt es zwei Möglichkeit­en. Die Authen­tiz­ität und Integrität kön­nen mith­il­fe ein­er qual­i­fizierten elek­tro­n­is­chen Sig­natur sichergestellt wer­den. Bei Änderun­gen am Orig­i­nal­doku­ment passt die Sig­natur nicht mehr zum Inhalt und weist einen Fehler aus.

Eine zweite Möglichkeit ist das Abschließen ein­er EDI-Vere­in­barung mit dem Geschäftspart­ner. Im Rah­men dessen wird eine Ver­fahrens­doku­men­ta­tion erstellt, die beschreibt, wie Rech­nun­gen ver­ar­beit­et wer­den und welche Kon­trollmech­a­nis­men auf tech­nis­ch­er und organ­isatorisch­er Ebene greifen. Dadurch kann und muss gegenüber den Finanzbe­hör­den nachgewiesen wer­den, dass die geset­zlichen Anforderun­gen von der Erfas­sung bis hin zur Auf­be­wahrung der Rech­nung einge­hal­ten und erfüllt werden.

Greifen Sie auf die Erfahrun­gen von Unternehmen zurück, die die Anforderun­gen im Detail ken­nen und Sie richtig berat­en können.

Gibt es Fallstricke bei der Einführung?

Wie bere­its im vorheri­gen Abschnitt erwäh­nt, ist es unab­d­ing­bar, die Anforderun­gen aller Betrieb­s­bere­iche und Mitar­beit­er zu Beginn der Ein­führung zu berück­sichti­gen. Ziel ist es, ein gemein­sames Ver­ständ­nis hin­sichtlich elek­tro­n­is­ch­er Rech­nun­gen zu schaf­fen und Wun­sch-Inhalte und ‑Ver­ar­beitung­sproze­duren zusät­zlich zu geset­zlichen Min­destanforderun­gen zu definieren. Dadurch wird später­er Kor­rek­tu­raufwand min­imiert und zusät­zlich­er Aufwand und Kosten vermieden.

Es existieren in Deutsch­land eine Vielzahl an For­mat­en, die ver­wen­det wer­den. Zum Beispiel gibt es das For­mat ZUGFeRD, welch­es sich bei Waren­rech­nun­gen bis­lang nicht durchge­set­zt hat. Zudem eignet sich ZUGfeRD eher für Dien­stleis­tun­gen und weniger für Kon­sumgüter. Die EU-Kom­mis­sion set­zt sich daher für einen Stan­dard bei der elek­tro­n­is­chen Rech­nungsstel­lung und beim elek­tro­n­is­chen Rech­nungsemp­fang ein. Durch den Ein­satz eines Dien­stleis­ters und eines Clear­ing Cen­ters kön­nen Sie ein For­mat nutzen, das Sie bevorzu­gen und wer­den nicht abhängig von den For­mat­en, die Ihr Geschäftspart­ner ver­wen­det. Dies wird durch die Über­set­zung des Clear­ing Cen­ters in das gewün­schte For­mat ermöglicht.

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